중앙일보 팩플팀에 <협업툴 하우투> 원고 의뢰가 들어왔습니다. 팩플팀은 IT 분야를 취재하고 뉴스레터와 기사 콘텐츠를 만드는 중앙일보의 서비스 팀입니다. 뉴스 기반 콘텐츠 서비스를 시작한 지 1년 반, 마침 협업툴 관련 뉴스레터¹⁾를 보내고 협업에 관한 이야기를 전하게 됐습니다. 즐거운 마음으로 협업툴 하우투를 전합니다. 그럼 팩플 스타일로 하우투 시작합니다.

협업 전성시대, 그리고 기자의 협업

•글로벌 협업툴 시장 규모는 작년 약 30조 원입니다. 최근엔 매년 두 배 정도로 커지는 시장이죠. 마이크로소프트(MS) 팀즈(Teams)의 하루 사용자는 2019년 1,300만 명에서 올해 4월 1억 4,500만 명까지 10배 넘게 늘었고, 화상회의 줌(Zoom)의 하루 사용자는 3억 명을 넘어섰습니다. 국내 스타트업 토스랩의 ‘잔디(JANDI)’ 이용자도 230만 명이나 된다고 합니다. 어떠세요? 우리 팀도 줌도 쓰고, 메신저로 대화하며 협업툴 잘 쓰고 있다는 생각이 드나요? 우리는 진짜 협업을 위해 툴을 쓰고 있을까요?

•사실 기자는 프리랜서 같습니다. 팀에 속해 있더라도 각자 분야에서 매체를 대표해 취재하고, 기사를 만들어 냅니다. 협업은 대형 기획 정도가 아니면 익숙하지 않고, 그나마도 역할을 나눠 취재하고 묶어내는 식이죠. 물론 이 형태는 기자가 취재에 몰입하게 해주긴 합니다. ‘기자가 기사를 잘 쓰는 게 최고지!’라고 생각하신다면, ‘퀄리티란 무엇인가?’라는 질문을 드리고 싶어요.

•기사도 기획-취재-제작-유통이란 콘텐츠 서비스의 흐름을 따라 진행된다는 걸 생각하면, 기사만 공들여선 곤란합니다. 분절로 인한 비효율이 발생하기 때문이죠. ‘같이 한다고 더 잘할 수 있을까?’, ‘사공이 많아 데드라인만 넘기고 비효율적이지 않을까?’라는 생각이 드셨나요. 물론 그런 경험, 저도 있습니다. 말이 안 통할 땐 협업보다 혼자 하는 게 백번 낫죠. 하지만 제대로 협업 시스템을 갖추고 적절한 융통성을 가미한다면, 언론사도 효율적으로, 재미있게 일할 수 있습니다. 저희 팀처럼요.

협업툴이 중요한 이유, 콘텐츠 퀄리티와 효율적 팀워크

•콘텐츠의 숙명: 이젠 기사도 콘텐츠입니다. 흥미로운 콘텐츠와 가치 있는 오리지널, 확실한 차별화로 경쟁해야 합니다. 더 적합한 그래픽을 고민하고, 멀티미디어를 더하고, 글의 구조나 서술 방식도 변주해야 합니다. 딱 맞는 타이밍에, 깊이도 있으면서, 독자들이 쉽게 읽을 수 있는 콘텐츠를 생산하고 싶다고요? 그렇다면 ‘협업’이 답이 될 수 있습니다. 인기 있는 서비스를 천재 PM 혼자 뚝딱 만들어 낸 게 아니잖아요. 똑같은 기사인데 기자, 개발자, 디자이너가 협업하니 100만 콘텐츠가 된 사례를 몇 번이나 봤거든요.

•분권화에 대한 고민: 한국 언론은 중앙집중식 구조입니다. 보고와 데스킹이라는 기본 구조 속에서 정보는 팀장이나 데스크 같은 노드(Node)로 모이죠. 분절된 기자들은 일에 소진되고 정보에서 소외됩니다. 번아웃이 올 때쯤 부서가 바뀌긴 하지만 씁쓸합니다. 하지만 협업이 제도화된다면 어떨까요? 수평적이면서도 효율적인 팀워크, 누구나 원하는 일 아닌가요? ‘훌륭한 동료가 복지’라는 말이 괜히 있는 게 아닙니다. 그 출발점이 협업툴이 될 수도 있단 거죠. 장기적으론 점점 주류가 돼가는 1990년대생과 일하기 위해서라도 협업과 수평적 관계, 분권화는 꼭 필요합니다.

팩플팀은 어떻게 협업하나?

•팩플팀은 슬랙(Slack)을 주 커뮤니케이션 툴로 삼고 있습니다. 매주 발행하는 뉴스레터는 구글 독스(Google Docs)를 통해 공동 작업을 한 후 뉴스레터 서비스인 스티비(Stibee)를 통해 발행합니다. 주요 콘텐츠 중 하나인 설문은 타입폼(typeform)이란 설문 전문 툴을 사용합니다. 회의는 주로 줌을 이용하고, 최근에는 오비스(oVice) 플랫폼을 이용해 보기도 했어요. 홈페이지 데이터 지표는 구글 애널리틱스(Google Analytics)와 사내 분석툴을 활용하고 있습니다.

•‘기사만 쓰기도 바쁜데, 뭘 저렇게 많이 한다고?’라는 생각이 드신다면 잠깐만 다시 정리해 볼게요. 복잡해 보이지만, 일하는 흐름을 생각해 보면 어렵진 않아요. 슬랙(+줌)-스티비(+타입폼)-구글 독스라는 뼈대만 쓸 줄 알면 되거든요. 주간 회의는 줌 등 화상회의 툴로 하고요, 회의에서 결정된 주제는 구글 드라이브에 협업 폴더를 만들어 팀원 전체가 공동 작업합니다. 일반 대화는 슬랙에서 이뤄지는데요, △공지사항 △홈 운영 △디자인 △콘텐츠 △구독자 △마케팅&브랜딩 △트렌드 공유 등의 채널로 나눠서 운영해요. 외부 협업보단 내부 구성원이 주 단위의 업무를 하기에, 장기 운영용 채널을 중심으로 자료를 쌓고 있어요. 콘텐츠 발행은 스티비를 통합니다. 구글 독스로 공동 작업한 원고를 옮기고, 추후 데이터 분석을 위한 태그를 달고, 타입폼으로 제작된 설문을 연결하는 작업이 이뤄져요.

•그 밖에 별도 홈페이지 관리를 위해 아마존웹서비스(AWS)를 쓰고 있고요, 데이터베이스와 수정할 수 있는 안내 페이지용으로 노션(Notion)을, 카카오뷰 같은 기타 채널의 발행 주기 관리용으로 트렐로(Trello)를 씁니다. 동적 차트를 위해 플로리시(Flourish)도 가끔 사용하고 있어요. 물론 모든 이런 툴들을 전문가처럼 다룰 필요는 없어요. 구글 독스 다들 써보셨잖아요. 카카오톡(카톡)으로 대화하시잖아요. 협업툴이 별건가요? 생산성을 높여주는 도구일 뿐이잖아요.

시행착오 있어도 함께하는 과정이 중요

시행착오는 없었냐고요? 왜 없었겠어요. 제가 여러 가지 툴을 써보는 걸 좋아하기에 각종 툴과 제도를 가져와서 ‘이거 한번 이렇게 써보자’며 수차례 테스트를 해봤죠(이 자리를 빌려 혼란을 감내하고, 테스트를 받아주신 팀원분들께 다시 한번 감사를 드립니다).

•첫 번째 도입, 실패: 2년 전 처음 팀에 왔을 땐 슬랙과 칸반(Kanban) 기반 협업툴인 트렐로를 도입하자고 했어요. 트렐로로 일정과 프로젝트 관리를 하면서 슬랙으로 소통하는 게 예전 제가 운영하던 팀이 일했던 방식이기도 했고, 효율성이 높았었거든요. 하지만 초기 세팅을 아무리 열심히 해도, ‘카톡으로 일하면 되는데 뭐하러 새로운 데 적응해’라는 관성을 이겨내긴 어렵더라고요. 슬랙, 잔디를 쓰다가 카톡으로 돌아가기를 반복하며 1년이 흘렀죠. 결국 저희가 슬랙으로 완전 이사에 성공한 건 2021년 1월이에요. 지금 카톡 채팅창을 다시 열어보니, 정말 스압(스크롤 압박)이 느껴질 정도로 업무 대화가 오갔네요.

•두 번째 도입, 차근차근: 두 번째 도입은, 저희가 뉴스레터라는 새로운 서비스에 충분히 적응한 후 시작했어요. 작년 7월부터 스티비, 타입폼 같은 업무툴을 사용하면서 팀원 전체가 새로운 툴에 대한 거부감이 줄었거든요. 줌 같은 화상회의가 일반화되기도 했고요. 그래서 새해를 맞아 팀장이 ‘온라인 이사’를 전격 결정했습니다. 마침 오프라인에서도 상암으로 이사를 했기에 분위기도 딱 맞았죠. 처음엔 막 출시된 카카오워크를 사용했지만, 모두가 낯설고 불편해해서 한번 시도했다 실패한 슬랙으로 재이사를 결정했죠. 일주일 정도 혼란이 있었지만, 그래도 한번 시도해본 슬랙이라 적응하기가 좀 나았습니다. 사실 여기서 성공 포인트는 팀장입니다. 방아쇠를 당겨줄 존재가 꼭 필요한 것 같아요.

•도입은 시작일 뿐: 구체적인 세팅이 중요해요. 벤치마킹할 수 있는 워크스페이스가 있으면 가장 좋고요. 저도 다른 외부 스타트업의 채널 운영 방식에서 힌트를 많이 얻었거든요. 우선 슬랙에선 저희 팀 내외의 협업하는 분들이 소통할 수 있도록 디자인, 기획, 마케팅 등 협업 채널을 따로 구성했어요. 뉴스레터, 일반 기사 등 분야별 채널도 구성했어요. 공지사항이나 아이디어, 자료 누적용 채널도 시행착오를 겪으며 따로 만들었고요.

•속도위반은 금지: 사실 슬랙을 다시 도입할 때도 슬랙 내에 트렐로를 연동시켜 일정, 프로젝트 관리를 하자고 제안했어요. 간단한 투표 기능 등을 보조해주는 각종 챗봇도 설치했고요. 하지만 다들 쓰지 않으시더라고요. 저만 챗봇과 놀고 있었죠. 아무래도 문서로 일하는 게 익숙한 팀원들에겐 슬랙에 구글 드라이브를 연동한 게 가장 좋은 선택이었던 것 같아요. 팀원이 공용 작업 문서를 수정하거나, 코멘트를 남길 경우 슬랙 알림으로 바로 확인하고 반영이 됐거든요.

•헛발질서 얻은 교훈: 협업을 위해선 한두 사람이 ‘이게 최고야’라며 끌고 가는 건 곤란해요. 전사적 도입이 아니라 기존 일하는 방식에서 전환을 고려하신다면, 핵심 커뮤니케이션 도구를 시작으로 조금씩 동심원을 넓혀가는 게 좋은 방법 같아요. 구글 독스나 스프레드시트처럼 익숙한 협업 도구로 시작하는 것도 좋고요.

팩플이 생각하는 협업툴의 장점

정보의 수평적 접근과 실시간으로 연결된 소통, 체계적으로 누적되는 자료가 협업툴의 장점인 것 같아요. 개인적으로는 협업툴을 쓰면서 언론사 특유의 위계성이 옅어지는 느낌을 받았어요. 스몰톡도 카톡에서보다 훨씬 늘었고, 언제 어떤 이야기가 오갔는지 다시 찾기도 쉽죠.

•이젠 카톡 그만 해요: 일과 사적 공간의 분리가 가능해요. 카톡에 덜 집착하게 됩니다. 사실 중앙일보는 한때 편집국 전체가 카톡 해방을 선언하고 업무 대화는 라인(Line)으로 넘어가라는 미션을 받기도 했어요. 다수는 이사 갔지만, 비밀작전처럼 카톡방을 운영하는 웃픈(웃기면서도 슬픈) 상황이 벌어지기도 했죠. 하여튼! 중요한 건 업무용 커뮤니케이션 툴이 있다는 건, 카톡을 사적 공간으로 유지하는 게 가능하다는 말. 그것만으로도 공사 구분은 명확해지는 것 같아요.

•이젠 비효율 그만 해요: 회의하면 막내가 타이핑하느라 정신없나요? 이젠 그만 해요. 어차피 온라인 회의라 녹화하면 돼요. 필요하면 녹취도 네이버 클로바 노트(CLOVA Note)가 알아서 풀어주는 요즘이에요. 각종 대화나 파일은 채널 별로 차곡차곡 쌓이고, 원하면 바로 검색돼요. 이번 주 취재나 발행 일정도 통합 관리할 수 있고요.

•이젠 보고 그만 해요: 보고 대신 공유하고 코멘트를 달아요. 얘기되는지 고민하고, 메모 만들다가 킬(kill) 당하고 그러지 말아요. 아이디어를 공유하면, 즉시 댓글이 편하게 달려요. 물론 팀장의 코멘트가 더 중요하긴 하겠지만, 보고하고 킬 당하는 게 아니라 자연스럽게 공유하고 토론하며 아이디어가 발전할 수 있어요.

•개발자, 디자이너가 없다고요?: 멋진 개발 요소와 디자인이 가미된 콘텐츠를 보면서 ‘누군 못해서 안 하나’라고 생각했나요? 없어도 됩니다. 툴만 잘 활용해도 괜찮은 결과물을 만들 수 있거든요. 예컨대 R이나 파이썬 없이도 ‘레이싱 차트’²⁾ 같은 걸 플로리시로 만들어 기사에 활용할 수 있어요. 저희 팀은 타입폼 같은 설문툴을 활용해 인터랙티브형 설문 콘텐츠(복지왕 김회사)³⁾를 개발자 없이 만들기도 했어요.

어떤 협업툴들이 있나

•우선 여러 생산성 도구를 통합해 제공하는 MS팀즈, 구글 워크스페이스(Google Workspace), 네이버웍스(Naver Works) 등이 있습니다. MS오피스에 익숙하다면, 그러면서 화상회의도 하고 기업용 전화도 하고 싶다면 MS팀즈가 최우선 순위. 문서 작업을 기반으로 협업하고 싶다면 지메일, 구글 닥스, 구글 캘린더 등이 통합된 구글 워크스페이스도 좋은 선택지가 될 수 있습니다. 팀 단위가 아니라 전사적 도입을 고민한다면 네이버웍스 같은 한국 문화에 특화된 서비스도 장점이 많습니다.

•팀 단위로 생산성을 높이고 싶다면, 통합형보단 대화형 서비스를 기반으로 필요한 서비스를 조합하는 것도 좋아요. 대화형에서 가장 유명한 건 역시 슬랙, 국내 스타트업 토스랩의 잔디도 좋은 선택지입니다. 여기에 칸반 기반의 트렐로, 올인원 협업툴 노션, 아사나(Asana), 콜라비(collabee) 등 팀 특성에 맞는 협업툴을 더하면 될 것 같습니다. 이젠 익숙해진 화상회의는 줌 외에 일본에서 인기를 끌고 있는 오비스, 메타버스 기반의 게더타운(Gather.town) 등도 시도해 볼 수 있겠죠.

시작하는 협업러를 위해서

•팩플팀의 시행착오에서 알 수 있듯 ‘툴’은 실제로 현장의 도구로 쓰여야 가치가 있습니다. 도저히 툴을 잘 쓸 자신이 없다면, 툴을 배우다가 업무도 제대로 못 하겠다면 그건 마이너스입니다. 익숙하고 쉬운 것부터 차근차근 가는 게 좋아요. 중요한 건 누군가 한 명은 설명서를 만들어야 한다는 거예요. ‘타입폼으로 설문 만들 때 주의할 점(V2.0)’ 같은 걸 만들어 두면 팀원 모두 설명서를 숙지하며 적응이 가능해요. 툴 쓰기를 좋아하는 1명 정도를 디지털전환(DT) 매니저로 임명하면 더욱 좋겠죠.

•무료 툴도 많지만 어느 시점이 오면 유료를 쓰게 됩니다. 처음부터 좋다는 툴을 무작정 구독할 필요는 없지만 툴을 통해 팀의 퍼포먼스가 개선되는 게 보이면 유료를 써보세요. 작은 차이지만 유료에서만 제공하는 기능이 한 끗 차이를 만들기도 합니다. 물론 10명 이내 소규모 팀이라면 무료 서비스만으로도 충분히 다양한 경험을 하고 성과를 낼 수 있습니다.

•작년부턴 스타트업을 취재하며, 꼭 ‘협업툴은 뭐 쓰세요’라는 질문을 합니다. 스타트업의 일하는 방식이 궁금하고 그 회사가 얼마나 수평적으로 잘 돌아가는지 협업툴만으로도 어느 정도 감이 오거든요. 물론 협업툴이 만능열쇠는 아닙니다. 하지만 지금 일하는 구조에 답답함이 있다면, 관성을 넘어서 일하는 방식을 바꾸고 싶다면, 협업툴에서 출발의 단초를 잡는 것도 좋은 방법이 될 것 같습니다. 읽어주셔서 감사해요. IT뉴스레터 팩플도 많이 구독해 주세요!

<협업툴, 더보면 좋은 팩플>

[팩플] 원격근무 시대, 전화·카톡보다 더 중요한 이것?

https://www.joongang.co.kr/article/25012744

[팩플] “사옥 대신 ‘메타버스 오피스’로 출근하는 시대,옵니다”

https://www.joongang.co.kr/article/25019600

[팩플] “하루 350개 알람, 협업툴을 정리하라”

https://www.joongang.co.kr/article/25019599

1) 팩플, <“너 내 동료가 돼라” 협업툴 WAR>, 150호, 2021.10.5, https://stibee.com/api/v1.0/emails/share/FohalnR9PqDwyyk1eEXq9Ta83pRrBA== 

2) 플로리시를 활용한 레이싱 차트가 실린 기사. <[팩플]코스피 넘버3 양보 못한다, 카카오·네이버 최후 승자는?>, 중앙일보, 2021.6.18, https://www.joongang.co.kr/ article/24085313